Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας είναι πλέον γεγονός και μέσα στο 2024 θα εφαρμοστεί στο σύνολο των επιχειρήσεων του ιδιωτικού τομέα. Ήδη, άλλωστε, εφαρμόζεται σε Super Market, Τράπεζες, Security, Ασφαλιστικές εταιρείες, ενώ στο αμέσως επόμενο διάστημα ξεκινά η εφαρμογή του σε Βιομηχανίες & Λιανεμπόριο και εντός του 2024 θα εφαρμοστεί και στους λοιπούς κλάδους, όπως Επισιτισμό, Τουρισμό, Βιοτεχνίες, Χονδρεμπόριο, Παροχή Υπηρεσιών κ.ά.
Τι σημαίνει όλο αυτό στην πράξη για κάθε μικρή, μεσαία, μεγάλη επιχείρηση:
- Υποχρέωση δήλωσης εισόδου και εξόδου για κάθε εργαζόμενο και υποβολής αυτών στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ (Ψηφιακή Κάρτα)
Πως μπορεί να επιτευχθεί κάτι τέτοιο:
- Με ένα τερματικό ωρομέτρησης (tablet, ρολόι παρουσίας κ.ά.), το οποίο θα πρέπει να είναι συνδεδεμένο με λογισμικό (card scanner) που επικοινωνεί αυτόματα με το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ
Ποια τα θέματα/δυσκολίες που μπορεί να παρουσιαστούν με την εφαρμογή αυτού του μέτρου:
- Απαιτείται ενημέρωση των εργαζομένων για την ορθή χρήση της κάρτας, διότι τυχόν αμέλειες η παραλείψεις π.χ. μη χτύπημα κάρτας σε είσοδο ή έξοδο, λανθασμένο χτύπημα κάρτας (είσοδος αντί για έξοδος), προγενέστερο χτύπημα κάρτας (π.χ. 15’ νωρίτερα από την δηλωμένη έναρξη του ωραρίου), μεταγενέστερο χτύπημα κάρτας (π.χ. 30’ αργότερα από την δηλωμένη λήξη του ωραρίου), ενδέχεται να επιφέρουν κυρώσεις στους εργοδότες
Τι άλλο χρήζει ιδιαίτερης προσοχής από τον εργοδότη:
- Ο εργοδότης θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικός στην ορθή δήλωση (είτε προς τον λογιστή, είτε απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ) όλων των ωραρίων των εργαζομένων, καθώς και κάθε έκτακτης μεταβολής αυτών, ενώ παράλληλα, έως το τέλος κάθε μήνα θα πρέπει να δηλώνει αναλυτικά κάθε μορφή απουσίας των εργαζομένων (π.χ. άδεια, ασθένεια κ.ά.)
Ποια η συνεργασία με τον λογιστή/υπεύθυνο μισθοδοσίας σε αυτό το μέτρο:
- Ο λογιστής / υπεύθυνος μισθοδοσίας ενημερώνεται από τον εργοδότη για τα ωράρια των εργαζομένων (σταθερά ή μεταβαλλόμενα), τα οποία δηλώνονται πλέον ως «ψηφιακά», ενώ παράλληλα, ενημερώνεται και για τις άδειες / ασθένειες / απουσίες των εργαζομένων. Ο εργοδότης πρέπει να τις καταγράφει με μεγάλη προσοχή για να μην δημιουργηθούν κενά εργασίας, τα οποία θα δημιουργήσουν πρόβλημα κατά τον έλεγχο της ψηφιακής κάρτας.
- Ο λογιστής / υπεύθυνος μισθοδοσίας ενημερώνει ορθά την εφαρμογή μισθοδοσίας και το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ με τα δηλωμένα ψηφιακά ωράρια των εργαζομένων και αυτό διευκολύνει εργοδότη/εργαζομένους να λαμβάνουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την ορθή χρήση της κάρτας (π.χ. αν το δηλωμένο ωράριο είναι 08.00 – 16.00, η πληροφορία αυτή δύναται να αντιστοιχηθεί με τις σημάνσεις κάρτας κατά την είσοδο/έξοδο των εργαζομένων)
- Ο λογιστής / υπεύθυνος μισθοδοσίας ενημερώνει ορθά την εφαρμογή μισθοδοσίας και το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ για τις άδειες / ασθένειες / απουσίες των εργαζομένων και αυτό διευκολύνει τη διαδικασία αντιστοίχισης με τις μη σημάνσεις κάρτας σε ημέρες απουσίας
- Ο λογιστής / υπεύθυνος μισθοδοσίας, έχοντας αγαστή συνεργασία με τον εργοδότη σχετικά με την πραγματική εργασία των εργαζομένων, υπολογίζει την μισθοδοσία, ώστε αυτή να συμβαδίζει με τα αποτελέσματα των σημάνσεων της ψηφιακής κάρτας
- Ο λογιστής / υπεύθυνος μισθοδοσίας δεν είναι υπεύθυνος για την ορθή εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας, ούτε δύναται να παρέμβει στα στοιχεία σημάνσεων της κάρτας
Η συνεργασία
Το λογιστικό γραφείο που συνεργάζεστε διακρίνεται για το υψηλό επίπεδο των υπηρεσιών του και αποτελεί έναν εγκεκριμένο συνεργάτη του Ομίλου εταιρειών της EPSILON NET.
Ο Όμιλος EPSILON NET αποτελεί σήμερα τον μεγαλύτερο φορέα πληροφορικής επιχειρησιακού λογισμικού σε έργα ιδιωτικού τομέα.
Να σημειώσουμε επιπλέον ότι η χρήση των προγραμμάτων της EPSILON NET και από εσάς εξασφαλίζει τόσο την online σύνδεση της επιχείρησης σας με το λογιστικό γραφείο για την καλύτερη οργάνωση των διαδικασιών σας μέσα από σύγχρονα εργαλεία πληροφορικής, ενώ παράλληλα παρέχει δυνατότητα για εργασία από απόσταση μέσω Web Εφαρμογών, ειδικά σχεδιασμένες και για χρήση σε Tablet και Κινητά.
Η λύση
O Όμιλος Epsilon Net μέσα από τον οποίο μισθοδοτούνται σήμερα περίπου 2.000.000 εργαζόμενοι του ιδιωτικού τομέα παρέχει την μοναδική ολοκληρωμένη και ενιαία λύση της αγοράς για την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED. Διαχειρίζεται τις απαιτήσεις που προκύπτουν για όλες τις μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις, είτε έχουν εσωτερική μισθοδοσία, είτε υποστηρίζονται από λογιστικά γραφεία:
Τα πλεονεκτήματα
- Σήμανση Κάρτας από τους εργαζόμενους και online ενημέρωση του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Η σήμανση κάρτας απαιτεί παράλληλα και τερματικό ωρομέτρησης και η ανάγκη αυτή καλύπτεται εξίσου με ειδικό προσαρμοσμένο σύστημα (π.χ. tablet) ως η μοναδική ενιαία λύση της αγοράς
- Αμφίδρομη και online επικοινωνία με την εφαρμογή μισθοδοσίας. Διασφαλίζεται στο 100% η ασφάλεια του εργοδότη για αποφυγή παραβάσεων με παράλληλη καθοδήγηση των εργαζομένων στην ορθή χρήση της ψηφιακής κάρτας, παρέχοντας, τέλος, στον λογιστή/υπεύθυνο μισθοδοσίας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που συμβάλλουν στον ορθό υπολογισμό μισθοδοσίας
- Ολοκληρωμένο σύστημα Ενημερωτικών & Προειδοποιητικών Μηνυμάτων σε εργοδότη & εργαζομένους συγκρίνοντας live κάθε χτύπημα κάρτας με οτιδήποτε έχει δηλωθεί ως ψηφιακό ωράριο
- Διαμόρφωση Ψηφιακού Ωραρίου και επιπλέον online ενημέρωση της εφαρμογής μισθοδοσίας
- Διαμόρφωση αρχείου Αδειών/Απουσιών και επιπλέον online ενημέρωση της εφαρμογής μισθοδοσίας
- Δυνατότητα άμεσης αποστολής στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ για έκτακτες ή προγραμματισμένες last minute υποβολές, χωρίς την εμπλοκή του λογιστή/υπευθύνου μισθοδοσίας
- 10ετής τήρηση στοιχείων σημάνσεων κάρτας βάσει νόμου
